Return to site

Sneltoetsen

Tijd besparen? Ga los op deze sneltoetsen en pak elke dag je winst!

Waarom sneltoetsen?

We worden vaak gevraagd of we er voor kunnen zorgen dat men minder e-mail krijgt. Daar hebben we goed en slecht nieuws over. Het goede nieuws is: JA, dat kan. We kennen twee hele handige trucs, de één is zelf minder mail sturen en de ander is een andere baan nemen. Er van uitgaande dat beiden niet waarschijnlijk zijn komt het slechte nieuws: Uit onderzoek blijkt dat we elk jaar 30% meer mail zullen krijgen.

Dus in plaats van proberen minder mail te krijgen leggen we bij onze trainingen de focus op hoe je de grote hoeveelheid aan mails veel efficiënter kan verwerken. En mede daarom besteden we veel aandacht en sneltoetsen. Sneltoetsen zijn samen met goede typevaardigheden een hele belangrijke factor bij snel email verwerken (en minder vermoeiend ook nog!)

In dit artikel delen we onze favoriete sneltoetsen voor Outlook, Gmail en andere programma's. Probeer ze vooral uit, we hebben ook een print versie van veel van deze sneltoetsen om te downloaden. En we zullen laten zien hoe je jezelf nieuwe sneltoetsen kan leren in andere programma's.

Outlook

Outlook heeft een aantal geweldige sneltoetsen. De meeste mensen kennen Ctrl-C, Ctrl-V en Ctrl-P etc. Echter als ik ze vraag wat de sneltoets voor bijvoorbeeld zoeken is, iets was we meer dan 20x per dag doen, is dat vaak onbekend. Wel jammer, want printen doe ik inmiddels niet vaker dan 2x per maand!

Dus raden we aan de Tipbar te downloaden en jezelf een handjevol sneltoetsen aan te leren, en dan langzaam uit te breiden. Vooral de combinatie van sneltoetsen om een e-mail te verplaatsen (met Ctrl-Shift V) is erg handig. Zie in onderstaande video hoe deze combinatie werkt, en daaronder wat onze tien favoriete sneltoetsen zijn voor Outlook.

Onze top tien sneltoetsen in Outlook zijn:

  1. (Shift) Spatie => lees mail in leesscherm
  2. Ctrl+Shift+V => verplaats mail
  3. Ctrl+E => zoeken
  4. Ctrl+N => nieuw bericht
  5. Ctrl+R => antwoorden
  6. Ctrl+Shift+R => antwoord-aan-allen
  7. Ctrl+F => doorsturen
  8. Ctrl+Enter => verzenden
  9. Ctrl+Z => ongedaan maken
  10. Ctrl+1/2/3 => toon e-mail/agenda/contacten

Meer sneltoetsen voor Outlook? Zie hier.

Gmail

In Gmail staan sneltoetsen standaard uitgeschakeld omdat het verwarrend kan zijn met de sneltoetsen van de browser. Maar als je ze aanzet en leert gebruiken zul je een hele krachtige en snelle manier van werken ontdekken om je inbox te legen. Je kunt de sneltoetsen aanzetten via de instellingen - algemeen.

Een tipbar voor Gmail is redelijk zinloos omdat er altijd een digitale versie on je vingertoppen zit. Door simpelweg een vraagteken "?" in te toesten zal Gmail een lightbox laten zien met een complete lijst van beschikbare sneltoetsen (deze werken zonder Ctrl of Shift!)

Onze top tien sneltoetsen in Gmail zijn:

  1. enter => open discussie
  2. v => verplaats discussie
  3. / => verplaats cursor naar 'Zoek' box
  4. c => nieuw bericht
  5. => antwoord
  6. => antwoord-aan-allen
  7. => doorsturen
  8. Tab dan Enter => verstuur
  9. => ongedaan maken
  10. => toon sneltoetsen overzicht

Mail voor Mac

Hoewel Mail voor Mac een hele mooie lijst sneltoetsen ondersteund is het verplaatsen van e-mails niet heel voor de hand liggend. Indien je slechts één mail account hebt kun je wegkomen met het gebruiken van de 4 actiemappen als "favoriete mappen" en dan met behulp van Ctrl-Cmd en het cijfer de mail te verplaatsen naar de bijbehorende map.

Het is echter niet ideaal, en dat is waarom wij een grote fan zijn van de tool MsgFiler wat een plugin is die je toestaat razendsnel met je toetsenbord mails te verplaatsen naar je map van keuze. 

Onze top tien sneltoetsen voor Mail voor Mac zijn:

  1. (Shift) Spatie => lees mail in leesscherm
  2. Cmd+Opt+F => zoeken
  3. Cmd+N => nieuw bericht
  4. Cmd+R => antwoorden
  5. Cmd+Shift+R => antwoord-aan-allen
  6. Cmd+Shift+F => doorsturen
  7. Cmd+Shift+D => verzenden
  8. Cmd+Z => ongedaan maken
  9. Ctrl+W => sluiten

Lotus Notes

In Lotus Notes is het verplaatsen van email met het toetsenbord te omslachtig maar er zijn vele goede sneltoetsen die we kunnen aanraden.

Onze top tien sneltoetsen in Lotus Notes zijn:

  1. Ctrl+M => nieuw e-mail item
  2. Ctrl+F => zoek en vervang
  3. Ctrl+F8 => ga naar open window
  4. Alt+1 => verzenden
  5. Alt+2 => antwoorden
  6. Alt+3 => antwoord-aan-allen
  7. Alt+4 => doorsturen
  8. Insert => schakelen tussen gelezen en ongelezen sectie
  9. Ctrl+Z => ongedaan maken
  10. Esc => sluiten

Andere programma's en smartphones

We hebben menig training gegeven in programma's zoals Groupwise, Mail voor iOS en Eudora ;) We zien dat Blackberry en iPad gebruikers erg gebaat zijn met onderstaande sneltoetsen, maar als je over een programma een vraag hebt kun je altijd bij ons terecht.

En let op, onze universele favoriete sneltoets is F1 (Help) die in bijna elk programma de hulpfunctie oproept. Type dan gewoon de zoekopdracht "sneltoetsen" of "keyboard shortcuts" in en je zult een handige lijst vinden om tijd mee te besparen.

Blackberry

Door instellingen aan te passen en één sneltoets te kennen kun je heel snel je inbox legen op een Blackberry:

  1. Om de bewaarde en verzonden items te verbergen, ga naar Menu - Opties - Algemeen - Instelling - Toon gearchiveerde/verzonden items and stel in op NEE. Nu lijkt je mailbox op een reguliere inbox.
  2. Om maar één keer een email te hoeven verwijderen stel je Blackberry in om ook op de server te verwijderen. Ga naar Menu - Opties - Email Afstemming en stel in op Verwijder op Blackberry en Server.
  3. Om e-mails te verplaatsen naar je actiemappen druk je op de knop. Nu zul je je mappenlijst zien en kunnen verplaatsen naar de gewenste map.

iPad + toestenbord

E-mail verwerken op een tablet kan eigenlijk een heel erg makkelijk en snel werken. Ten eerste omdat tablets je minder verleiden tot multitasken (vanwege de aard van het scherm en de software), maar ook omdat de email programma's op tablets zijn ontwikkeld voor ultieme eenvoud.

Een vertragende factor is natuurlijk het ontbreken van een echt toetsenbord, echter meer en meer mensen hebben de kracht een een extern toetsenbord ontdekt. Wij zijn een grote fan van de tablet+toetsenbord combinatie voor de dagelijkse verwerking van e-mail en ook nu weer zijn er meerdere heerlijke sneltoetsen te vinden.

De mensen van Lifehacking hebben een prachtige lijst van iPad keyboard shortcuts samengesteld die we ten zeerste kunnen aanraden. Heb je een ander tablet of andere vraag kun je altijd ons vragen om advies maar vaak is een Google zoekpoging sneller ;)

All Posts
×

Almost done…

We just sent you an email. Please click the link in the email to confirm your subscription!

OKSubscriptions powered by Strikingly